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領収書の電子化とは何か？電子帳簿保存法やWeb領収書も紹介

税制改正でデータ保存の条件が緩和

企業や個人事業主にとって、経費を計上するために領収書はとても大切です。そのため、備品代や人件費はもちろん、飲食代においても領収書をもらうことはビジネスパーソンの習慣になっています。逆に、取引の領収書を発行する機会も少なくありません。そして、これまでの様式では、紙の領収書を経理部で保管する流れが定番でした。もちろん、1998年に成立した「電子帳簿保存法」によって、領収書をデータで管理することも可能ではありました。ただ、実際には紙の領収書からデータへの移行は積極的に進められてこなかったのです。

しかし、令和2年度の税制改正により、そういった流れにも変化が訪れています。従来の税制では、電子取引の取引情報に関して、徹底的に電磁的記録を保存することが義務でした。しかし、改正後は発行者のタイムスタンプが押された電磁的記録を受け取ったときに、保存の義務が発生します。また、電磁的記録を修正、削除した事実を証明できるシステムにて、データのやりとりをした記録も保存する決まりです。こうして、電磁的記録を保管する条件が緩和されたことにより、領収書をデータ管理するハードルが低くなったといえるのです。

電子帳簿保存法の重要性

ここで、再び注目されるようになったのが電子帳簿保存法です。電子帳簿保存法では、ビジネスシーンの帳票類をデータで扱う際のルールが明確化されています。この法律の目的は、「データ化された帳票を再び印刷して保存する」などの、無駄な作業を減らすためです。電子帳簿保存法を確認すれば、一度データ化された帳票を、データのままでずっと保存し続ける方法が記載されています。また、その条件にあてはまる帳票、要件も書かれているので、ペーパーレス化を目指す企業には無視できない法律となっています。

当初、電子帳簿保存法では、一からデータとして作られた帳票だけが保存を認められていました。しかし、2005年の法改正を経て、印刷された紙帳票をスキャンすることも許可されます。2020年10月の時点で、電子帳簿保存法が認めている帳票データの保存方法は「DVDやCD」「COM」「スキャナー」です。また、電子署名のない帳票や、スマホで撮影した帳票も認められるようになりました。しかも、「法人や青色申告者は領収書を7年間保存しなくてはならない」というルールさえ緩和され、キャッシュレス決済ならデータ帳票しか必要ありません。こうした各法律の変化は、ビジネスシーンに大きな影響をもたらしています。

Web領収書とは何か

経理の手間をさらに軽減する形式として、「Web領収書」も支持を集めています。Web領収書とはその名の通り、領収書をWeb上で作成、発行、管理できるシステムです。システム上から取引先に領収書を送付することもでき、ペーパーレスの時代の経理から重宝されるようになりました。Web領収書が広まりつつある大きな理由は、なんといっても「作業がスムーズ」であることです。従来の紙の領収書は、手書きから印刷まで、面倒な作業が少なくありませんでした。繁忙期ともなれば、経理は膨大な数の領収書を発行しなくてはなりません。手動に頼ることでミスが起きやすくなる危険性もありました。

しかし、Web領収書はシステムの画面上から必要項目を入力するだけで作業が完了します。取引先の了承さえあれば印刷をする必要すらありません。SNSに対応しているWeb領収書もあり、送付する労力もかからなくなっています。そして、「経費削減」という面からも、Web領収書を導入する企業、個人事業主は増えてきました。紙の領収書を送付するには切手代がいります。単価は安くても、数が多くなれば決して無視できない金額です。作成から送付までをシステム上で完結させられるWeb領収書なら、余計な経費を払わずに済むのです。

領収書を電子化するメリットとデメリットとは？

メリット

いざ領収書をデータで保存するなら、メリットを知っておきましょう。そうすれば、より効率的に領収書に関する作業をこなせるようになるからです。

保存の正確性

紙の帳票は、どうしても年月とともに劣化していきます。時間が経過して必要になったとしても、内容を確認できなければ意味がありません。一方、電子化された領収書であれば、バックアップさえ取っておいたなら、ずっと保存し続けられます。そもそも法人税法により、帳票類の保存期間は7年間と定められています。発行した領収書は少なくとも、7年は処分できません。こうした長さを考えても、データ化するのが安全だといえるでしょう。

クラウド会計システムとの連携

効率化を目的として、「クラウド会計システム」を導入する企業、個人事業主は増えてきました。実際、クラウドだとコストを抑えられるうえ、操作性も手軽な場合が少なくありません。作成する帳票類のカスタマイズも柔軟にこなせます。しかし、クラウド会計システムを使っているにもかかわらず、帳票の印刷にこだわっていると、変化に対応しきれない場面が少なくありませんでした。データ化すれば印刷を考えなくてすむので、システムとの連携がスムーズです。

スペースの余裕

7年も帳票類を保管するのであれば、専用のスペースを用意しなければなりません。ときには、保管のためだけにビルの一室を使っている企業もあるのです。決して資本に余裕があるわけではない中小企業、個人事業主にとって、スペースの確保は重要な問題です。しかも、ただ保管するだけではなく、どの帳票がいつ発行されたのかまで分かるように整理しなければなりません。こうした作業まで加わってくると、企業の負担はかなり大きくなります。データで領収書を保管すれば、スペースに余裕ができるだけでなく、整理整頓も簡単だといえます。

取引先に合わせられる

仮に取引先が帳票類を電子化した場合、自社でアナログな方法を続けていれば取引そのものに支障をきたすでしょう。そもそも、電子化には環境問題への配慮も込められています。取引先がエコロジーを意識していたとすれば、紙にこだわることで相手の心証を害しかねません。システムによって領収書を作成するようになれば、これらの問題は解決されます。まだ紙の領収書を求めている取引先に関してのみ、データを印刷すれば対応できるでしょう。

デメリット

わずかながら、領収書の電子化にはデメリットもともないます。ただ、工夫によって克服できるケースも珍しくありません。デメリットをメリットがはるかにしのぐ場合は、思い切って電子化に踏み切るのも得策です。

初期費用

システム上で領収書を発行、保管するにあたり、どうしても初期費用はかかってきます。しかも、特殊な業務内容が含まれている企業であれば、パッケージだと対応できません。既存のシステムにカスタマイズを加え、オリジナルの仕様を生み出す必要があります。それだけの費用を痛手だと考える企業、事業主もいるでしょう。そのかわり、一度、帳票類をデータ化してしまえば、今後は印刷や郵送のコストがなくなります。保管にかかる時間も大幅に短縮されます。長い目で見れば、データ化は初期費用を投資するだけの価値がある決断だといえるでしょう。

パソコンやネットワークのトラブルに影響される

データ化の安全性は絶対的なものではありません。仮に、端末が故障してしまえば画面上で領収書を管理、確認できなくなります。また、インターネットの調子が悪いと、先方に送付することも難しいでしょう。ただ、日々のメンテナンス、バックアップによってトラブルを最小限に抑えられます。多くの場合、パソコン関係の問題には前兆があるため、未然に防ぐことはできます。それに加えて、悪意ある第三者がシステムに侵入できないよう、セキュリティ対策も施したいところです。

領収書の電子化にあたって導入ポイントを押さえよう

業務フローを考える

本格的な導入作業へと移る前に、まずは領収書をシステム化し、データ管理する業務フローを検討しましょう。アナログな方式とシステムでは、作業工程が増えたり減ったりします。事前にしっかり業務フローを把握しておかないと、導入の段階になってからパニックになりかねません。たとえば、従来では、領収証を取引先から受領し、経理に送ってその後の手続きを行ってもらうのが一般的でした。しかし、システムを導入してしまえば、処理が簡単になるので営業など、他部署でも簡単に終わらせられます。「どの部署が」「どこまでのフローを」「いつのタイミングで」担うのか、筋の通った流れを考案しなければなりません。

また、データ化された領収書にはタイムスタンプが必須です。タイムスタンプとは帳票類に刻む印で、発行日時、が記載されています。領収書データはフォーマットさえ分かれば手軽に複製できてしまうため、タイムスタンプがあることで発行日時を特定できるのです。また、タイムスタンプには「この時間から修正されていない」という意味もあります。領収書を受領した段階でタイムスタンプを押せば、それ以降は勝手に改ざんできません。ただ、タイムスタンプをいつ、誰が押すのかも領収書のデータ化では重要なテーマです。

システムと備品を用意する

業務フローが見えてきたところで、いよいよシステムの構築に入ります。あらかじめ「経費削減」「業務の効率化」など、システム化の目的をはっきりさせておくと、システム選定はスムーズになります。ただ、既存のシステムが自社の業務フローにしっくりこないことも珍しくありません。その場合は、ベンダーにカスタマイズを依頼したり、オリジナルのシステムを開発してもらったりします。そこまでの作業を依頼するのであれば、予算はもちろん、ベンダーの実績、対応力も判断材料に含まれるでしょう。

システムと同時進行で、データ化に関係する備品も揃えていきます。パソコンやスマホは、今使っている機種で対応できるのかをチェックしておきましょう。紙の帳票を読み込んでデータ化する作業が発生するなら、スキャナーも購入します。データの領収書に切り替えてから不足している備品が出てこないよう、何回も業務フローをシミュレーションしておくことが肝心です。

データ化した後の注意点

システム内で領収書を管理し始めたら、紙の時代よりも杜撰になってしまうケースが少なくありません。なぜなら、経理が従来の習慣から脱却できず、システムの操作をなかなか受け入れられないからです。しかし、領収書は税制に関わるうえ、社会的信用も左右する帳票です。導入初期に問題が発生するのは仕方ない部分もあるにせよ、いつまでも現場が混乱していてはなりません。社内で研修会、セミナーを行うなどして、一刻も早く新しいやり方を浸透させることが大事です。

次に、領収書データを取り扱うことは社会的信用を試されている状態ともいえます。確かに便利な面は多いものの、一歩間違えれば個人情報が流出したり、データが悪用されたりして自社のみならず取引先にも迷惑をかけてしまいます。この機会にプライバシーマークを取得するなど、情報の取り扱いについての意識を高めましょう。社内でも、保存されているファイルに閲覧制限を設けるといったルールの整備が不可欠です。

そのほか、電子化をきっかけにして、これまで保存してきた紙の領収書をシステムに取り込んでから、破棄することもあるでしょう。この際、税理士などの第三者がデータをチェックしなければなりません。紙からデータに置き換える際、内容を改ざんしていないと証明できるようにするためです。このチェックが終わるまでは、紙の領収書も証拠の一部なので捨てずにおきましょう。紙のほうがデータよりも証拠としての効力が強いケースもあるので、一部の領収書は残しておくのも賢明です。

領収書を電子化してわずらわしい業務から解放されよう

ビジネスを続けていく以上、領収書の保存は切り離せない業務です。いつまでも紙で保存していてはスペースの問題が生まれるだけでなく、取引先とも連携しにくくなります。また、作業効率が悪くて、コストと時間を無駄にしかねません。領収書を電子化するシステムを導入し、発行から保存までのプロセスを簡略にすることが大事です。